Kaufleute für Büromanagement organisieren die Abläufe im Büro. Sie schreiben Geschäftsbriefe und E-Mails, planen Termine, betreuen Kundinnen und Kunden und bearbeiten Aufträge, Rechnungen und Personalunterlagen. Der Beruf ist ein anerkannter dualer Ausbildungsberuf: Du lernst im Betrieb und in der Berufsschule als zweitem Lernort, insgesamt 36 Monate lang. Seit dem 1. August 2025 gilt dafür eine neu gefasste Ausbildungsordnung.
Aufgaben eines Kaufmanns für Büromanagement
Ein großer Teil der Arbeit ist Schriftverkehr, intern und mit Kundschaft, Lieferanten oder Behörden. Du verfasst Geschäftsbriefe und E-Mails, beantwortest Anfragen und legst Vorgänge so ab, dass Kolleginnen und Kollegen sie schnell wiederfinden. Für Besprechungen bereitest du Präsentationen und Entscheidungsvorlagen vor. Dafür nutzt du Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramme.
Dazu kommt die Organisation. Du planst und überwachst Termine, lädst zu Meetings ein, reservierst Räume und sorgst dafür, dass Kundentermine und Veranstaltungen ohne Pannen ablaufen. Du bestellst Büromaterial, vergleichst Angebote und prüfst, ob alles Nötige vorrätig ist. In der Personalverwaltung hilfst du zum Beispiel, Arbeitsverträge zu erstellen und Schulungen zu organisieren.
Oft bist du die erste Ansprechperson für Kundinnen und Kunden. Du nimmst Anfragen am Telefon oder per E-Mail entgegen, klärst Anliegen selbst oder gibst sie an die zuständige Stelle im Haus weiter. In der Auftragsabwicklung sorgst du dafür, dass Bestellungen korrekt erfasst, termingerecht bearbeitet und richtig abgerechnet werden.
Die wichtigsten Aufgaben im Überblick
| Aufgabe | Was du dabei machst |
|---|---|
| Schriftverkehr | Geschäftsbriefe, E-Mails und andere Schreiben verfassen und ablegen |
| Präsentationen und Entscheidungsvorlagen | Unterlagen für Meetings und Besprechungen erstellen |
| Termine planen und überwachen | Meetings, Kundentermine und Veranstaltungen organisieren |
| Büromaterial beschaffen | Bedarf prüfen, Angebote vergleichen, bestellen |
| Personalverwaltung unterstützen | Arbeitsverträge vorbereiten, Schulungen organisieren |
| Kundenbetreuung | Anfragen beantworten, Aufträge abwickeln |
Den größten Teil des Tages arbeitest du am Computer und kommunizierst schriftlich und am Telefon. Gefragt sind deshalb gutes Zeitmanagement, Überblick bei mehreren Vorgängen gleichzeitig und ein Blick für Details. Ein Zahlendreher in einer Rechnung oder ein falsches Datum in einer Einladung fällt sonst erst auf, wenn es Ärger gibt.
Arbeitsbereiche und Einsatzmöglichkeiten als Kaufmann für Büromanagement
Kaufleute für Büromanagement arbeiten in fast allen Branchen: in Industrie- und Handelsunternehmen, in Handwerksbetrieben, bei Dienstleistern und im öffentlichen Dienst, etwa in Ämtern, Behörden und Verbänden. Typische Einsatzgebiete sind die Assistenz der Geschäftsleitung, die Personalverwaltung, das Rechnungswesen, der Vertrieb, der Einkauf, die Logistik und die Öffentlichkeitsarbeit. Welche Abteilungen du kennenlernst, hängt von Größe und Branche deines Ausbildungsbetriebs ab.
In der Assistenz der Geschäftsleitung koordinierst du Termine, bereitest Geschäftsreisen vor und erledigst die Korrespondenz der Chefin oder des Chefs. In der Personalverwaltung pflegst du Personalakten, bereitest Arbeitsverträge vor und organisierst Schulungen. Im Rechnungswesen buchst du Eingangsrechnungen, schreibst Ausgangsrechnungen und kümmerst dich um das Mahnwesen, wenn Zahlungen ausbleiben. Im Vertrieb erstellst du Angebote, betreust Kundschaft und wickelst Aufträge ab.
In kleinen Betrieben übernimmst du oft Aufgaben aus mehreren Bereichen gleichzeitig, vom Empfang über die Buchhaltung bis zur Personalakte. In großen Unternehmen arbeitest du eher in einer festen Abteilung und durchläufst während der Ausbildung mehrere Stationen. Nach der Ausbildung kannst du dich auf einen Bereich spezialisieren und dich dort gezielt weiterbilden.
Beispielhaftes Aufgabenspektrum als Kaufmann für Büromanagement
| Einsatzbereich | Tätigkeiten |
|---|---|
| Assistenz der Geschäftsleitung | Terminplanung und -koordination Geschäftskorrespondenz Organisation von Geschäftsreisen |
| Personalverwaltung | Pflege von Personalakten Vorbereitung von Arbeitsverträgen Organisation von Schulungen |
| Rechnungswesen | Buchen von Eingangsrechnungen Erstellen von Ausgangsrechnungen Mahnwesen |
| Vertrieb | Angebotserstellung Kundenbetreuung Auftragsabwicklung |
Arbeitsbedingungen und Arbeitsumfeld als Kaufmann für Büromanagement
Du arbeitest überwiegend im Büro, an einem Arbeitsplatz mit Computer, Telefon und Drucker. Viele Vorgänge laufen digital: Akten werden elektronisch geführt, Rechnungen kommen als Datei, Absprachen laufen per E-Mail oder Videokonferenz. Je nach Betrieb gehören Telefonate mit Kundschaft, Kundenbesuche und gelegentlich Dienstreisen zum Alltag.
Gearbeitet wird meist tagsüber an Werktagen. Wie flexibel die Arbeitszeiten sind, hängt vom Unternehmen ab. In einigen Betrieben gibt es Gleitzeit oder die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Wer den Arbeitgeber wechselt, kann den Beruf in einer anderen Branche oder Abteilung weiter ausüben, weil die Grundaufgaben überall ähnlich sind.
Du hast oft direkten Kontakt mit Kundinnen, Kunden und Geschäftspartnern. Deshalb zählen gute Umgangsformen und ein gepflegtes Auftreten. Du vertrittst den Betrieb nach außen, am Telefon genauso wie am Empfang. Ein freundlicher und sachlicher Ton gegenüber Kundschaft, Kollegium und Vorgesetzten gehört dazu, auch wenn es stressig wird.
Langes Sitzen am Bildschirm ist Teil des Berufs. Ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz und regelmäßige Pausen helfen, Rücken und Augen zu entlasten.
Voraussetzungen und Anforderungen für die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement
Gesetzlich ist für die Ausbildung kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. In der Praxis erwarten viele Betriebe einen mittleren Schulabschluss. Mit Berufsreife (Hauptschulabschluss) oder Abitur kannst du die Ausbildung ebenfalls beginnen. Eine Altersgrenze gibt es nicht. Die Ausbildung passt für Schulabgängerinnen und Schulabgänger ebenso wie für Menschen, die schon in einem anderen Beruf gearbeitet haben.
Welche Schulfächer helfen?
Deutsch ist das wichtigste Fach. Du schreibst täglich Briefe, E-Mails und Protokolle, und Kundschaft wie Geschäftspartner erwarten fehlerfreie Texte. Mathematik brauchst du für Rechnungen, Prozentrechnung, Kalkulationen und betriebliche Kennzahlen. Englisch hilft vor allem in Unternehmen mit Kontakten ins Ausland. Wirtschaft oder Informatik in der Schule sind ein Vorteil, aber keine Bedingung.
Da die meisten Aufgaben am Computer laufen, solltest du sicher mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mail umgehen können. Grundkenntnisse reichen für den Start, den Rest lernst du in Betrieb und Berufsschule.
Welche persönlichen Stärken brauchst du?
- Organisationstalent: Du strukturierst den Büroalltag, planst Aufgaben und behältst Fristen im Blick.
- Sorgfalt: Schriftstücke, Buchungen und Daten müssen stimmen.
- Kaufmännisches Denken: Du verstehst, wie Einkauf, Verkauf und Kosten zusammenhängen, und rechnest gern mit Zahlen.
- Kunden- und Serviceorientierung: Du gehst freundlich und lösungsorientiert auf Anfragen ein.
- Kommunikationsfähigkeit: Du formulierst klar, schriftlich wie mündlich.
- Flexibilität: Prioritäten ändern sich im Büro oft kurzfristig, und du stellst dich darauf ein.
Wichtiger als jede Note ist das Interesse an kaufmännischen Aufgaben. Wer gern Abläufe ordnet, Dinge zu Ende bringt und mit Menschen zu tun hat, bringt gute Voraussetzungen mit.
Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement: Ablauf und Dauer
Den Beruf gibt es seit 2014. Damals wurden drei Büroberufe zusammengelegt: Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation. Wer heute eine Ausbildung als Bürokaufmann oder Bürokauffrau sucht, landet deshalb bei den Kaufleuten für Büromanagement. Zum 1. August 2025 wurde die Ausbildungsordnung neu gefasst (BüroMKfAusbV vom 25. Februar 2025). Ausbildungen, die seitdem beginnen, folgen den neuen Regeln.
Dauer und Lernorte
Die Ausbildung dauert 36 Monate und ist dual organisiert. Im Betrieb lernst du die praktischen Aufgaben, indem du in verschiedenen Abteilungen mitarbeitest. In der Berufsschule lernst du die Theorie dazu, etwa kaufmännische und rechtliche Grundlagen, Rechnungswesen, Kommunikation und den Umgang mit Bürosoftware. Der Unterricht findet an einzelnen Tagen pro Woche oder in Blöcken statt.
Mit Abitur oder sehr guten Leistungen kann die Ausbildung auf Antrag verkürzt werden. Darüber entscheidet die zuständige Stelle (§ 8 BBiG). Sprich das am besten schon beim Abschluss des Ausbildungsvertrags mit deinem Betrieb an.
Während der Ausbildung führst du einen Ausbildungsnachweis, früher Berichtsheft genannt. Darin dokumentierst du, was du im Betrieb und in der Berufsschule gelernt hast. Der Ausbildungsnachweis ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
Die Abschlussprüfung
Abgenommen wird die Prüfung von der zuständigen Stelle. Das ist die Industrie- und Handelskammer, die Handwerkskammer oder, bei einer Ausbildung in der Verwaltung, die zuständige Stelle für den öffentlichen Dienst. Nach der bisherigen Ausbildungsordnung von 2014 war die Abschlussprüfung gestreckt: Teil 1 fand während der Ausbildung statt, Teil 2 am Ende, und beide Teile zählten für das Gesamtergebnis. Wie die Prüfung nach der Neufassung von 2025 im Einzelnen aufgebaut ist, steht in der Ausbildungsverordnung. Deine Kammer und dein Ausbildungsbetrieb sagen dir rechtzeitig, wann welcher Prüfungsteil ansteht und welche Inhalte geprüft werden.
Gehalt und Vergütung: Was verdienst du in der Ausbildung?
Viele suchen noch unter den alten Berufsnamen, zum Beispiel nach „Ausbildung Bürokaufmann Gehalt“ oder nach dem Gehalt in der Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation. Auch die Vergütung als Bürokommunikationskaufmann richtet sich heute nach denselben Regeln wie bei Kaufleuten für Büromanagement, weil die Berufe zusammengelegt wurden.
Wie viel du bekommst, steht in deinem Ausbildungsvertrag. Ist der Betrieb nicht an einen Tarifvertrag gebunden, muss er mindestens die Mindestausbildungsvergütung nach § 17 BBiG zahlen. Maßgeblich ist das Jahr, in dem deine Ausbildung beginnt. Die Vergütung steigt mit jedem Ausbildungsjahr.
| Ausbildungsjahr | Beginn 2026 | Beginn 2027 |
|---|---|---|
| 1. Jahr | 724 Euro | 764 Euro |
| 2. Jahr | 854 Euro | 902 Euro |
| 3. Jahr | 35 Prozent über dem 1. Jahr (§ 17 Abs. 2 BBiG) | 1.031 Euro |
Die Beträge sind Mindestwerte pro Monat (brutto), Stand November 2026. Sie können sich ändern. Tarifverträge können mehr vorsehen. Der öffentliche Dienst und viele Branchen haben eigene Tarifverträge für Auszubildende. Frag im Vorstellungsgespräch nach, ob der Betrieb nach Tarif zahlt.
Nach der Ausbildung hängt dein Gehalt von Branche, Betriebsgröße, Tarifvertrag, Region und Berufserfahrung ab. Aktuelle Vergleichswerte veröffentlicht die Bundesagentur für Arbeit im BERUFENET und im Entgeltatlas. Mit Berufserfahrung, einer Weiterbildung oder einer Führungsaufgabe steigen in der Regel auch die Verdienstmöglichkeiten.
Karrierechancen und Weiterbildungsmöglichkeiten als Kaufmann für Büromanagement
Nach der Ausbildung kannst du dich über Aufstiegsfortbildungen weiterqualifizieren. Bei der IHK kannst du zum Beispiel die Prüfung zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation ablegen. Wer sich spezialisieren will, wird etwa Personalfachkaufmann/-frau oder Bilanzbuchhalter/-in. Darauf kann der Abschluss als Geprüfte/r Betriebswirt/-in folgen. Mit solchen Abschlüssen übernimmst du mehr Verantwortung, etwa als Büroleitung oder in der Teamleitung einer Abteilung. Eine Übersicht findest du bei den Weiterbildungsmöglichkeiten im Büro.
Daneben gibt es kürzere Fortbildungen zu Personalmanagement, Buchhaltung, Projektmanagement oder Bürosoftware. Seminare, Kurse und Fachmessen helfen dir, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Auch im eigenen Betrieb kannst du dich weiterentwickeln, indem du neue Aufgaben und Projekte übernimmst.
Studium nach der Ausbildung
Mit Abitur oder Fachhochschulreife kannst du ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftsinformatik anschließen, an vielen Hochschulen auch berufsbegleitend. Hast du eine Aufstiegsfortbildung wie den Fachwirt bestanden, ist ein Studium in der Regel auch ohne Abitur möglich. Die Erfahrung aus der Ausbildung hilft dir im Studium, weil du betriebliche Abläufe schon aus der Praxis kennst.
Ausblick und Zukunftsperspektiven
Büroarbeit verändert sich durch die Digitalisierung. Rechnungen laufen automatisiert durch Programme, Akten werden elektronisch geführt und Software übernimmt Routineaufgaben. Bürofachkräfte werden trotzdem gebraucht: Sie richten diese Abläufe ein, prüfen Ergebnisse und kommunizieren mit Kundschaft und Kollegium. Wer neue Programme sicher bedient und offen für Veränderungen bleibt, hat in diesem Beruf gute Chancen.
Kaufmann für Büromanagement werden in MV
In Mecklenburg-Vorpommern ist die Kammer am Sitz deines Ausbildungsbetriebs für die Ausbildung zuständig. Bei Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung ist das die IHK zu Rostock, die IHK zu Schwerin oder die IHK Neubrandenburg für das östliche Mecklenburg-Vorpommern. Bei Handwerksbetrieben ist es die Handwerkskammer Schwerin oder die Handwerkskammer Ostmecklenburg-Vorpommern. Lernst du in einer Behörde oder Verwaltung, ist die zuständige Stelle für den öffentlichen Dienst verantwortlich. Ausbildungsbetriebe aus MV findest du im Azubi-Atlas für MV, sortiert nach Landkreis und unter der Branche Verwaltung und Dienstleistung. Persönlich kennenlernen kannst du Ausbildungsbetriebe auf Messen, die aktuellen Termine findest du in der Übersicht der Ausbildungsmessen.
Hier in MV ausbilden
Betriebe aus dem Azubi-Atlas, die in diesem Beruf ausbilden.
AWO-Sozialdienst Rostock gemeinnützige GmbH
Rostock
Kaufmann für Büromanagement/Kauffrau für Büromanagement
Creditreform Mecklenburg-Vorpommern von der Decken GmbH & Co. KG
Rostock
Kaufmann/-frau für Büromanagement, Beginn 1. September 2027
Diakonie Klinikum Dietrich Bonhoeffer GmbH
Neubrandenburg, Landkreis Mecklenburgische Seenplatte
Kaufmann/-frau für Büromanagement
Dr. Netik & Partner GmbH
Neubrandenburg, Landkreis Mecklenburgische Seenplatte
Kaufmann/-frau für Büromanagement
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Bürokaufmann und Kaufmann für Büromanagement?
Den Bürokaufmann gibt es als Ausbildungsberuf nicht mehr. 2014 wurde er mit dem Kaufmann für Bürokommunikation und dem Fachangestellten für Bürokommunikation zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement zusammengelegt. Wer heute eine Büroausbildung macht, lernt also diesen Beruf.
Wie lange dauert die Ausbildung zum Kaufmann/frau für Büromanagement?
Die Regelausbildungsdauer beträgt 36 Monate. Mit Abitur oder guten Leistungen kannst du bei der zuständigen Stelle eine Verkürzung beantragen. Du lernst abwechselnd im Betrieb und in der Berufsschule.
Welchen Schulabschluss brauchst du für die Ausbildung?
Vorgeschrieben ist keiner. Viele Betriebe wünschen sich einen mittleren Schulabschluss, mit Berufsreife oder Abitur kannst du dich aber ebenfalls bewerben. Gute Noten in Deutsch und Mathematik verbessern deine Chancen.
Wie viel verdienst du in der Ausbildung als Kaufmann/frau für Büromanagement?
Beginnst du 2027 in einem Betrieb ohne Tarifvertrag, stehen dir mindestens 764 Euro im ersten, 902 Euro im zweiten und 1.031 Euro im dritten Jahr zu (Stand kann sich ändern). Tarifgebundene Betriebe und der öffentliche Dienst zahlen nach eigenen Tarifverträgen. Den genauen Betrag findest du in deinem Ausbildungsvertrag.
Wer nimmt die Abschlussprüfung ab?
Das übernimmt die zuständige Stelle deines Ausbildungsbetriebs: die IHK, die Handwerkskammer oder im öffentlichen Dienst die dort zuständige Stelle. Wann die Prüfungsteile stattfinden und was geprüft wird, erfährst du rechtzeitig von deiner Kammer.
Weitere Infos
- Kaufmann/-frau für Büromanagement im BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit: Aufgaben, Ausbildungsinhalte und Zugangsvoraussetzungen im amtlichen Steckbrief.
- Ausbildungsverordnung (BüroMKfAusbV) auf gesetze-im-internet.de: Hier steht verbindlich, was du in der Ausbildung lernst, wie lange sie dauert und wie die Prüfungen aufgebaut sind.
- Ausbildungsverträge und Prüfungen betreuen in Mecklenburg-Vorpommern die IHK zu Rostock, die IHK zu Schwerin und die IHK Neubrandenburg. Welche Kammer zuständig ist, richtet sich nach dem Sitz deines Ausbildungsbetriebs.
- https://www.buerokaufmann.de